Het nieuwe vergaderen: De Do’s en Don’ts van vergaderen

Vergaderen. Sommige mensen gaan al gapen bij het horen van dit woord. Toegegeven: vergaderen is niet altijd een van de meest spannende bezigheden binnen een bedrijf. Vaak is de organisatie en structuur van vergaderingen hopeloos verouderd, waardoor de effectiviteit ernstig in het beding komt.

Het is een veelgehoorde klacht: ‘de meeste vergaderingen die ik bijwoon lijken alleen in het leven te zijn geroepen om te vergaderen, maar echt nuttig zou ik ze niet noemen.’ Vaak ontbreekt tijdens vergaderingen een duidelijk doel en is niemand na afloop echt iets wijzer. Dit zorgt uiteindelijk voor ongemotiveerde werknemers, met als resultaat een verminderde arbeidsproductiviteit. En dat kan je als bedrijf op de lange termijn veel geld kosten.

Zorg voor een georganiseerde agenda
Één van de belangrijkste punten van effectief vergaderen is zorg dragen voor een goed georganiseerde agenda. Alle punten die tijdens de vergadering besproken worden zijn opgenomen in deze agenda. Voor ieder punt is een grove schatting van het aantal minuten gegeven dat hier aan besteed zal worden, en iedere werknemer die geacht wordt om aanwezig te zijn moet de agenda enkele uren vóór de vergadering ontvangen. Op die manier is iedereen op de hoogte van wat er besproken gaat worden. Aan het einde van de vergadering worden nieuwe agendapunten opgesteld voor de eerstvolgende vergadering. Zo heeft iedereen de kans om zijn of haar issues aan te kaarten, dit is een handige manier om je personeel meer te betrekken bij de dagelijkse werkzaamheden.

Belangrijk om te onthouden is dat tijdens de vergaderingen iedere deelnemer een vaste rol dient te hebben. Zo is er één persoon die notuleert, één voorzitter, iemand die de ruimte reserveert, en niet geheel onbelangrijk, iemand die zorgt dat er voldoende koffie en lekkere koekjes aanwezig zijn.

Tijdsmanagement
Op tijd beginnen zodat je ook op tijd weer kunt stoppen met vergaderen is van groot belang. Op deze manier weet iedereen van tevoren hoelang de vergadering gaat duren zodat andere werkzaamheden hier gemakkelijk omheen gepland kunnen worden. Als je merkt dat tijdens een vergadering te lang wordt doorgepraat over een bepaald onderwerp kan het handig zijn om een kookwekker te gebruiken. Zodra de wekker aangeeft dat het tijd is om te wisselen van onderwerp dient iedere deelnemer zich hier aan te houden. Wat ook goed kan helpen is staand vergaderen. Niet alleen is het ontzettend gezond om staan te vergaderen, het heeft als bijkomend voordeel dat iedereen actief meedoet en dat de vergadering relatief snel is afgelopen, omdat niemand het echt fijn vindt om voor langere tijd stil te staan.

Stop met het ‘belonen’ van laatkomers. Wacht niet met vergaderen tot iedereen aanwezig is. Dit lijkt wellicht onlogisch omdat je niet alle punten effectief kunt bespreken zonder alle deelnemers, maar als de vergadering iedere keer stipt op tijd begint dan blijf je binnen de grenzen van de vooraf afgesproken tijd en stuur je een signaal naar laatkomers dat hun gedrag niet op prijs wordt gesteld.

Kies de juiste vorm van vergaderen
Er zijn meerdere manieren waarop een vergadering ingevuld kan worden. Om te bepalen aan welk type vergadering behoefte is hebben we voor uw gemak de drie meest gebruikte vergadervormen in dit artikel opgenomen.

• Beslissing
  In deze vorm van vergaderen is het doel om een beslissing te maken over een bepaald onderwerp. Dit is geen bijeenkomst waarin informatie wordt uitgewisseld of waar zaken worden geanalyseerd, integendeel. De beslissingsvergadering heeft als hoofddoel knopen doorhakken. Het is een kwestie van ‘ja’ of ‘nee’. En in het geval van ‘ja’ wellicht nog een kort debat over de ‘hoe’, de vorm waarin de beslissing wordt uitgevoerd. Al is het handig om dit soort zaken al van tevoren helder te hebben. Dit type vergadering leent zich goed voor een snel en effectief overleg, bij voorkeur staand zodat iedere deelnemer met beide benen actief in de vergadering staat.
• Mededeling
  Bij dit type vergadering draait het, in tegenstelling tot een beslissingsvergadering, juist om het delen van informatie. Wellicht wil je dat je werknemers op de hoogte worden gesteld van het tekort aan wc-papier op het vrouwentoilet, of moeten de recentste jaarcijfers worden doorgenomen. Er is hier geen sprake van zogeheten actiepunten voor de deelnemers. In eerste instantie moet iedereen die de vergadering bijwoont zitten en luisteren. Dit wordt over het algemeen beschouwd als de klassieke vorm van vergaderen. Nadat de mededelingen zijn gedaan is er ruimte voor vragen en op- of aanmerkingen.
• Brainstorm
  Dit is de meest lastige vorm van vergaderen omdat er hier niet wordt gewerkt met een vastomlijnde agenda. Het doel van de brainstormvergadering is het vergaren van nieuwe ideeën. In de ideale situatie neemt iedereen in gelijke mate deel aan de brainstormvergadering. Stuur ter voorbereiding een memo naar alle deelnemers met het thema waarover wordt gebrainstormd. Op die manier zit het onderwerp al in het achterhoofd van de deelnemers en kan er makkelijker vrij worden geassocieerd. Het kan nuttig zijn om gebruik te maken van verschillende brainstormtechnieken om de creativiteit een beetje op gang te helpen.

Het nieuwe vergaderen
Vergaderen is, net als de bedrijfsvoering, altijd onderhevig aan mode. Eens in de zoveel tijd wordt er een nieuwe vorm van vergaderen bedacht die dan plots in ieder bedrijf opduikt. Wat voor het ‘nieuwe vergaderen’ goed is om te onthouden is dat vergaderen niet áltijd nodig is. Soms kost het meer tijd en moeite dan het resultaat oplevert. Het is aan jou als ondernemer de taak om voor je personeel te bepalen of een vergadering nodig is of niet. Probeer het aantal vergaderingen te beperken tot een minimum. Want laten we eerlijk zijn: niemand vindt vergaderen écht leuk.