Werk gedaan krijgen, we willen het allemaal. Toch krijgt de een meer gedaan dan de ander in dezelfde tijd. Hoe kan dit? Sprout zette het voor ons op een rijtje. 

Iedereen kent het: je hebt een to-do-lijst met taken in je hoofd voor een dag, maar je krijgt ze niet allemaal uitgevoerd. Op het eind van de dag houd je een lichtelijke werkkater over. Waarom is het je niet gelukt om alles uit te voeren? Natuurlijk kan het ermee te maken hebben dat je te veel taken op je lijstje hebt gezet. 

Wat echter ook kan, is dat je niet slim met je tijd om bent gegaan. Fast Company-redacteur Stephanie Fozza schreef eerder dit jaar een interessante lijst met zes stappen om je productiviteit op een dag te verhogen. Ze keek naar wat succesvolle mensen doen om zichzelf zo productef mogelijk te maken. Immers: topleiders als Bill Gates en Tim Cook hebben dagelijks te maken met drukke schema's. Hoe vinden ze de structuur om hun dagen zo productief mogelijk door te gaan? Fozza kwam tot de volgende tips.

Begin je dag met een vaste routine
Het is handig om dagen, voor zover dat kan, op een vaste wijze te beginnen. Door consistentie en routine komen succesvolle mensen snel in hun workmode terecht. Een voorbeeld is serie-ondernemer Gary Vaynerchuk, die iedere ochtend om 6 uur opstaat, het nieuws en zijn social media op zijn computer checkt en vervolgens naar de sportschool gaat. Daarna spendeert hij even met zijn familie om vervolgens naar de eerste vergadering te gaan. Op dat moment draaien zijn hersenen al op volle toeren. 

Richt je op belangrijk werk
Er zijn twee soorten werk, waar je je als ondernemer op kunt richten: de belangrijke en de urgente taken. Bij urgent werk ben je bezig met het blussen van vuurtjes, terwijl het belangrijke werk je business kan innoveren op de lange termijn. Het is aan te raden om je op die belangrijke taken te richten.

Neem bijvoorbeeld vastgoedondernemer Gary Keller. Ieder jaar bepaalt hij welke belangrijke taak hij dit jaar moet uitvoeren. Vervolgens spendeert hij de eerste vier uur van iedere werkdag aan deze taak. Hij heeft zijn bedrijf erdoor laten groeien, en wist ermee tijd vrij te maken om boeken te schrijven. Het draait - kort gezegd - om het elimineren van de bijzaak.

Gebruik een kalender
Wil je productiever zijn, gooi dan je to-do-lijstjes weg. Het probleem met to-do-lijstjes is, zoals we al aangaven, dat je er vaak te veel taken op zet. Wat als je die taken in een agenda of op een kalender zou schrijven?

Je krijgt nu te maken met de beperkte tijd die een dag heeft. Dit zie je heel duidelijk door de beperkte ruimte van het papier. Op deze manier schrijf je dus niet te veel taken op, maar precies die taken die je kunt uitvoeren. 

Denk in minuten
De meest productieve mensen van deze wereld schrijven hun taken niet op in de eenheid uren, maar in die van minuten. Op die manier voorkomen ze dat ze tijd ongebruikt laten.

Zo zou oud-chairman van de Ferderal Reserve Alan Greenspan zijn dag opdelen in tijdslots van een kwartier. Vaynerchuk maakt het nog bonter, en plant vergaderingen van 3 tot 4 minuten in. Op die manier gaan beide ondernemers zo efficiënt mogelijk met hun tijd om.

Zet je mail uit
Afleiding is de vijand van productiviteit. Toch worden we allemaal continu afgeleid. De boosdoener is onder meer e-mail. Wat blijkt: productieve en succesvolle mensen zetten hun e-mail simpelweg uit, en checken hem een paar keer per dag.

Daardoor verlies je minder tijd, getuige een studie van de Universiteit van Brits-Colombia. Hierbij kreeg één groep participanten te horen dat ze hun mail de hele dag door mochten lezen, terwijl anderen te horen kregen dat ze dit slechts drie keer per dag mochten doen. De laatste groep verloor hierdoor 20 procent minder tijd aan e-mail dan de eerste groep. Ook ervaarden de participanten in deze groep minder stress.

Zorg goed voor jezelf
Wie productief wil zijn, moet ook werken aan zijn of haar eigen lichaam. Zo staat Virgin-icoon Richard Branson iedere dag om 5 uur 's ochtends op om te sporten. "Het zorgt ervoor dat mijn hersenen goed blijven functioneren", zei hij er eens over.

Tevens belangrijk is het nemen van voldoende slaap. Zo nemen Bill Gates, Tim Cook en Arianna Huffington allen zeven uur slaap. Pak je te weinig slaapuren, dan is de kans groter dat je meer dagen ziek bent per jaar. Ook dat is weer een gat in je tijd, kun je denken.

Bron: Sprout